周 斌

　　[摘要]　我院为提高工作效率，加快科学化、信息化建设的步伐，在2004年开始推广使用第二代办公自动化系统，使医院整体的信息传输、命令传达、请示报告、专题讨论等管理工作带来了质的改变：降低了办公成本、提高了工作效率等等。本文就我院使用办公自动化系统的情况和今后的发展方向进行了讨论，为进一步提高办公自动化能力，进而提高医院管理水平提出了新的设想。

　　[关键词]　办公自动化　OA　管理　医院文化

　　一、背景

　　办公自动化(Office Automation，简称OA)是70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。是利用先进的技术，使原本由人来具体实施的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，降低办公成本，减少出错率，提高工作效率和工作质量，提高管理水平的目的。

　　随着信息技术的迅速发展，办公自动化的内涵和外延都发生了革命性的变化，而在电子商务迅速发展、知识经济日益占据主导地位的今天，以知识管理为核心的办公自动化系统作为组织机构业务处理的基础平台，将发挥着越来越重要的作用。

　　二、我院自动化办公系统应用情况

　　2004年8月16日我院正式启用OA网络智能办公系统。两年来，对于OA办公系统，大家从陌生到熟悉，从怀疑到信任，现在他已经成为我们日常工作中必不可少的工具之一。这种将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式已经完全被我院职工所接受，此系统的应用对提高我院整体管理水平有着非常重要的意义。

　　北京口腔医院OA办公系统严格意义上说属于第二代办公自动化系统，他采用Lotus Domino/Notes R5技术，系统简便运行模式，面向Intranet应用，完全支持Internet标准， B/S结构，IE中登录并访问OA服务器资源。现有用户119位，高峰在线用户29位，主要应用的项目有：信息总汇、邮件系统，文件系统，医院文化部分等，其中信息总汇的科室动态栏目几乎囊括了所有一级科室和部分二级科室，共49个，完全实现了各科室的自主信息发布，信息的浏览率达到90%以上，重要信息的浏览率已经达到100%。系统平均每天处理内部邮件450封，每位用户平均每天发送邮件9封，邮件交换成功率99%。文件系统中共有7个科室实现了资源上传并分类管理，用户下载率67%。医院文化部分包括电子论坛(含科室文化、文体文化、摄影园地等)、各用户界面个性化修改、院内软件资源下载等，医院职工在此项目中能够交流思想，展现特长(书法、摄影、体育等)。其它项目利用率为10%--70%不等。

　　OA办公系统在我院的应用给我们的日常管理工作带来了质的改变，各科室每天上班前登录智能办公系统，查看工作台界面信息(包括会议通知、日常事务、邮件等)，进行本科室的信息发布和网络管理，已经成为一项习惯性的工作内容。

　　以下是对7个科室(临床科室2个，职能科室5个)15位用户进行的调查内容：人事科:人事部门每月考勤表通过OA系统实现网络报送，专业技术考试、职称评定等内容通过OA系统发布;护理部：使用OA系统能节省时间、人力，信息传递快捷，通过增加用户(供应室等)可以实现网络核对牙科手机、等辅料器材数目;医务科：OA系统启用两年来，已经习惯了网络办公方式，网络要是中断必然影响正常工作，初步实现了办公无纸化;总务科：没有OA系统前，发通知要各科跑，有了办公系统后只需动动鼠标便可通过网络发布纸面通知，比如院内停车管理通知等;院办：信息发布省时、省力，而且查询文件比较方便，网上发布文件比较规范。没有OA系统前，发布每月总值班表得发到各值班人员手中，很麻烦，而现在值班人员自行网上下载便可，方便了很多;修复科：能够及时了解院内发布的文件，节省各方面资源。如果把OA系统的网上审批功能继续开发，进一步实现办公自动化，对我院的管理模式将发生重大改变;正畸科：通过邮件传递、资源共享等方式增强了中层干部之间的沟通，意见交换更加广泛，几乎每天都在开网络会议。

　　三、效果

　　通过对以上我院办公系统使用情况数据统计及用户调查内容的了解，我们发现OA办公系统在我院的应用，的确提高了工作效率、降低了工作成本、体现了医院文化、实现了资源共享，主要表现在以下几方面：

　　(一)提高工作效率

　　减少人工办公的繁杂步骤，加快信息传递的周期，提高办公人员的工作效率，避免无谓的人力资源及时间的浪费。

　　(二)降低办公成本

　　支持无纸化办公，大大减少日常办公的纸张使用量，因此降低了办公的成本。本系统必要模块支持打印功能，可以将必须打印成文的文件打印出来，很好地解决了计算机管理和实际办公之间存在差异的矛盾。

　　(三)提升对外形象

　　内部系统平台的一致性、公文流转流程的规范化、公文处理速度的提高，高效的反应能力等，从整体上提高了口腔医院的办公自动化应用水平，将更加有利于提升医院的对外形象和价值。

　　(四)资源共享

　　利用计算机网络提供的资源共享的优势，将办公、业务等信息在网上发布，工作人员可以方便地搜索到自己需要的信息。也可以多个用户同时访问同一个信息，大大提高了资源的利用率。但共享是基于安全性基础之上的，任何人都不能超越自己的权限，这样既不破坏系统数据的安全性，又能充分发挥姿态资源的效能。

　　(五)易用性和启发性

　　考虑到我院工作人员擅长于本专业知识，在计算机知识方面参差不齐，所以本系统设计时尽量人性化、直观化、清晰化，使用户能方便地使用这个系统，并将个人知识资源融入到企业的知识资源中去，无形中提高医院的知识财富。

　　(六)体现医院个性化特色

　　系统从界面设计风格到自定义功能设计构想都从我院整体文化氛围出发，体现医务工作者的理想、信念追求、思想情操、道德规范、价值标准，反映口腔医院的整体精神面貌，在严谨的办公环境下不失轻松愉快的办公气氛，提高院内工作人员的热情、创造好的工作氛围。

　　四、存在的问题

　　用户反馈：

　　(一)在高峰期系统速度比较慢;

　　(二)日常事务(网上审批)项目未开发;

　　(三)用户数目应该增加，二级科室也应建立用户

　　解决方案：

　　1、办公系统运行的速度取决于服务器的配置、网络数据交换能力(10M/100M/1000M)、终端计算机、系统访问资源的量、交换机等。

　　我院OA服务器已于2006年7月26日完成升级，由原来的单CPU2.5G,1G内存,72G硬盘变成现在的双CPU3.06G,4G内存,146G硬盘;网络主干线传输速度已达千M，到达终端也有百M，在硬件上已经没有问题，影响系统运行速度主要原因，还是在于用户的使用及资源的整理，现在的用户数量是119个，每个用户的邮箱空间平均都在90M左右，仅邮箱占用的资源空间就有11G之多，另外，两年来，发布的信息资源总量已有13G，所以影响系统运行速度最大的问题在于用户对自身帐户的维护，及时删除无用的邮件，这样整个系统运行速度才能提高。

　　2、我院OA系统具备网上审批等日常办公功能，受到医院实际情况影响，此项功能还未启用，这点将在用户熟悉OA的基础上逐渐开展，当然需要领导重视、用户配合，才能不断改进。

　　3、系统设计之初的用户数量上限是50个，后来增加到120个，就目前情况来看，现在有用户数量基本能满足各科室工作需要，如有要求可通过内部调整解决。

　　五、我院办公自动化的发展方向

　　办公自动化是一个过程，有其特殊性;网络化的OA系统并不局限于办公室，具有广泛的应用范围，从领导到各个业务部门乃至单位的所有工作人员，几乎人人都可能成为OA系统的用户。调查显示，目前全国的OA系统中，能正常使用的不超过30%，用得较好的不超过15%。我院办公系统刚刚达到正常使用的水平，他的发展目标应该是第三代办公自动化系统。

　　第三代办公自动化系统强调以知识管理为核心，以公文流转为例，它将第二代办公自动化实现了收发文和档案管理一体化的自动处理基础上，为文件处理的每一个环节提供了所需要的相关知识。具体说来，第二代OA可以在网上自动地将待审报告传递到主任处，主任在其上签署意见后，单击某个按钮，即可将签署意见后的报告发送到下一个处理者。为了科学决策，在审批过程中，可能需要就此报告内容征求有关意见或查阅有关文件资料，甚至需要进入某个专业知识系统。由于在第二代办公自动化系统中缺乏对知识的处理手段，这个过程无法自动完成。这样任务由基于知识管理的第三代办公自动化系统自动完成，换句话说，第三代OA应该能够自动实现“访专家、查资料、找信息”的知识运用全过程。通过这样的知识运用过程，确保每一个使用者在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，有效提升每个用户创建能力，使每个用户能够对其所处理业务的任务和目标能够“知其所以然”，从而大大提高了我院的整体创新和应变能力。

　　随着21世纪知识经济时代的来临，知识已成为经济增长和社会发展以及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识越来越成为我院信息化建设的核心。在这种背景下，办公自动化领域不可避免地孕育着一场新的革命：从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统，而我院的办公系统也要顺应这股潮流。