院 办 吴洪儒

　　摘要：

　　医院办公室是医院的一个重要枢纽部门、服务部门，是医院内外联系的重要窗口，体现着医院的形象与管理水平。办公室的基本职能是为领导服务、为科室服务、为全院职工服务、为患者服务。其职能决定了其从属及中枢的定位。办公室人员要树立政治意识、全局意识、服务意识和创新意识。做到明确分工，各司其职;团结协作，共同努力;认真细致，不出差错;提高素质，不断进步。做好办公室工作，要具有不断创新的工作思路，做到工作目标创新，实现“优质、高效”的工作目标;观念创新，强化服务意识、效益意识和科技意识;形象创新，树立“热情、文明、高效”的良好形象;服务方式创新，由“要我服务”转变为“我要服务”;机制创新，建立和完善各项工作程序和工作标准。在今后的工作中，努力加强办公室的管理，发挥组织协调职能，促进医院工作有序进行;发挥督办职能，有效促进医院管理;发挥服务职能，当好领导的参谋和助手，为全院各科室提供便捷、快速的服务;充分发挥不管部的作用，为全院职工服好务。

　　2006年是“十一五”规划的开局之年，做好新时期的办公室工作，对于我们提出了更高的要求，引发我们思考如何以全新的面貌迎接新时期的挑战，如何为推进医院的工作而努力。要做好办公室工作，必须明确办公室的职能、定位，明确办公室工作的岗位要求，努力提高办公室人员素质，与时俱进，不断创新，明确今后的努力方向，并制定出行之有效的措施。

　　一、明确办公室的职能和定位，努力做好“四服务”。

　　医院办公室是医院的一个重要枢纽部门、服务部门，承担着对医院内外进行协调、沟通、上传下达等重要工作，是医院内外联系的重要窗口，体现着医院的形象与管理水平。其基本职能是为领导服务、为科室服务、为全院职工服务、为患者服务。我院办公室工作主要包括公文的处理、机要通讯;院领导相关事务的办理;综合协调、督办;会议组织;总值班工作;信访(接待患者，安排院领导接待日)工作;红十字会工作;社会监督;录像室工作;打印复印工作;处理各种传真、印章管理及与各大院校的联系等。还兼有“不管部”的职能。

　　经常有临床科室的同志问办公室是干什么的，也有同志认为办公室就是监督检查临床工作的，认为我们所说的“办公室工作需要临床及各科室的配合，办公室是为全院各科室、职工服务的”只是一种谦虚。这些想法提示我们对于办公室的工作也应加大宣传，宣传的目的是为了让职工了解我们的工作，使我们更好地为全院职工服务。虽然有的职工不理解办公室的工作，但是每当他们遇到困难时，首先想到的是问办公室，每当这时我们都感到很欣慰，办公室愿意成为为大家解决困难的港湾，愿意承担起“不管部”的职能。

　　办公室的工作职能决定了它从属及中枢的定位。被动性和服务性是办公室工作的本质，事务缠身、忙忙碌碌是办公室工作的特点。在计划性与非计划性事务中，非计划性事务占了很大的比例。如何在这繁杂、琐碎的工作中提高工作质量和效率，如何使办公室管理更加科学和规范，对于办公室管理人员和工作人员提出了更高的要求。

　　二、明确办公室工作的岗位要求，努力提高办公室人员素质。

　　办公室的工作从大的类别分为常规性、计划性工作和非计划性工作。为了有秩序、高效率地完成每一项工作，办公室工作人员应做到以下几点：一是明确分工，各司其职。办公室工作事无巨细、千头万绪，首先应将各项工作明确归类成各个具体的岗位，从事办公室工作的每个人都应明确自己的岗位职责，爱岗敬业，尽职尽责，敢于承担责任。二是团结协作，共同努力。院办的一些工作需要大家团结协作，共同完成。例如红十字会的捐助工作，从动员到募集工作的登记、核对、上缴等，不但需要办公室的同志齐心协力共同完成，还需要全院各科室的大力配合;会议的组织工作从会议的筹备、会议资料的准备、会场的布置、参会人员座次安排、参会人员签到，到会议的召开、现场摄像、照相等，需要许多科室、许多人员的共同合作。在办公室的工作中，非计划性工作占了很大比例，例如遇到紧急的事情需要通过电话通知各科室，接到上级的电话或传真有关紧急会议的通知等，需要立即处理，这时就需要发挥团结协作的精神，高效率地完成。人人都应做到不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而不为。三是认真细致，不出差错。院办的工作很琐碎，要求耐心细致，不能出任何差错。例如对于借出的每一张支票都应明确其用途，记录借出时间和归还时间，认真核对支票号。如果出现差错，势必会给财务科的工作造成麻烦。当接到卫生局等部门打来的电话时，不要忘记问清对方的部门及联系电话，以便能与对方及时联系。否则在需要回复对方时，不知道给哪个部门打电话，使工作陷入被动的局面。四是提高素质，不断进步。首先要不断学习，积极要求进步，建立学习型的办公室。其次在服务观念上要变被动为主动，摆正工作性质辅助性与工作要求主动性的关系。正确对待工作的计划性与随机性。要顾全大局，认真履行职能，搞好服务，并提高办事能力。做到想领导之所想，急机关之所急，帮科室之所需。在处理问题上要做到政策性与灵活性相结合，大处讲原则，小处讲风格。

　　三、具有不断创新的工作思路，实现办公室管理规范化、科学化。

　　创新是办公室永葆生机和活力的不竭动力和源泉，是提升办公室工作层次的必由之路。要进一步规范和创新办公室工作，应在“以人为本”的前提下，从“目标、观念、形象、方式、机制”五个方面入手。目标创新，就是以优质的服务实现“优质、高效”的工作目标;观念创新，就是要强化服务意识，强化效益意识，强化科技意识;形象创新，就是树立“热情、文明、高效”的良好形象;服务方式创新，就是由“要我服务”转变为“我要服务”，由“一般服务”转变为“一流服务”;服务机制创新，就是建立和完善各项工作程序和工作标准，做到事事有人管、人人有专责。在工作中要注重全局性，把握关键性，掌握时效性，提高准确性。

　　在科室的管理上要具有创新的观念，实施创新的举措。自从2005年我院的临床科室实行绩效考核以来，已获得了很多宝贵的经验，提高了职工的积极性，使医院取得了良好的经济和社会效益。对于职能部门，我院实行了由院领导和全院中层干部给职能科室及负责人打分，计算出科室的系数，与个人收入挂钩的方法。对于科室内职工如何进行绩效考核还在探索中。办公室的工作很琐碎，很难对每一项工作进行量化，考核标准需进一步探索制定。在今后的工作中我们要不断探讨，争取达到通过实行绩效考核真正能调动职工的积极性，使大家劲往一处使，促进办公室工作的目的。

　　四、采取有效措施，推进办公室的工作。

　　第一，要探索建立和完善办公室工作管理绩效考核的办法，真正调动大家的积极性。通过邀请有关专家来院讲解有关办公室工作的绩效考核办法，与其它职能科室共同探讨等方式，早日出台办公室工作的绩效考核办法。

　　第二，要进一步发挥好办公室的工作职能。发挥组织协调职能，推动全院工作有序进行;发挥督办职能，有效促进医院管理;发挥服务职能，当好领导的参谋和助手，为全院各科室提供便捷、快速的服务。充分发挥不管部的作用，为全院职工服好务。在这几大职能中，特别要加强督办职能。例如，办公室的一项重要工作是处理上级的文件，一项重要职能是督促检查，使上级的文件精神得以贯彻实施。我们在工作中发现，虽然工作已下达到某一科室，但该科室并未按照文件上的要求及时上报，当卫生局电话通知我们未接到我院的报告时，深感被动。在今后的工作中，我们要加强督办工作，对于有时间要求的工作均记录在登记本上，通过电话、书面等方式进行督办，协助相关科室及时做好工作。

　　第三，要加强办公室的文化建设，创办学习型办公室。充分发挥办公室同志的个人优势，通过定期举办讲座和经验交流，提高办公室人员的综合素质，使每一位办公室人员掌握综合技能，使办公室工作在任何情况下都能正常运转。可以通过以下途径：请办公室同志及外院专家讲解有关公文的处理和写作知识，提高大家的公文处理水平及写作水平;请办公室负责打字的同志及院内精通多媒体制作的同志讲解幻灯片的制作和文字处理，以及多媒体的制作，使办公室人员掌握现代化办公技能;请录像室的同志讲解照相和录像技术，做到在任何时间都能为医院留下宝贵的资料;请办公室的口腔医师及相关科室医师讲解口腔常见病的知识，使办公室人员了解有关口腔疾病的常识，更好地做好患者接待工作和解答患者的疑问;外出开会的同志回来后汇报有关的讲座内容，使大家均受益;定期组织全科同志一起经验交流，及时发现问题，及时制定整改措施;定期征求院领导、各临床、职能科室的意见，加强与各临床、职能科室的合作，及时改进办公室的工作。更好地为领导和全院职工服务;加强信息的调研，提出建设性的意见，当好领导的参谋和助手。

　　总之，做好办公室工作，要树立政治意识、全局意识、服务意识、创新意识。用发展的眼光要求自己，用创新的思路激励自己，与时俱进，开拓创新。在工作作风上培养“办公室无小事”的工作责任感，培养“以室为家”的爱岗精神，培养“雷厉风行”的办事作风，培养“争创一流”的工作目标。特别提倡奉献精神和团结协作精神。我们要把创建人民满意医院作为一个永恒的目标，为医院的发展尽一份力量。